21 Jul Herramientas para gestionar cambios

En una empresa todo nuevo proyecto implica un cambio en la organización. Y si estamos hablando de iniciar una empresa, eso ya supone un cambio global. Por eso, nos parece buena idea hablar de herramientas para gestionar cambios en la empresa.

Hay muchas herramientas, hoy vamos a hablar de una de ellas que ha probado su eficacia: las 7S de MacKinsey.

Este es un modelo de diagnóstico organizativo para gestionar nuevos proyectos o cambios en la empresa y su especialidad es que nos da una visión global y transversal de diferentes criterios o parámetros que están interconexionados. Nos habla de la conexión de la estructura en la empresa en el aspecto técnico y financiero y los valores y estrategia, en los que se incluyen los recursos humanos y el desarrollo del personal. Tiene un enfoque subjetivo, no solo basado en los aspectos económico financieros, por lo que suele tener detractores pero precisamente, eso es lo que nos gusta de esta herramienta: que también se tiene en cuenta datos cualitativos, no solo cuantitativos.

La herramienta para gestión del cambio de las 7S tiene forma de átomo, lo que hace más visual la relación que hay entre todos los elementos a analizar. Esto hace que no haya una jerarquía entre los criterios a analizar, ya que todos son igualmente importantes y si uno falla, el sistema no funciona correctamente.

Mantenemos los nombre de cada elemento en inglés, para que se mantenga la coherencia con el nombre: 7S.

Strategy – Estrategia:

Esta responde a la pregunta: ¿Qué ofrece la empresa a su entorno? y ¿De qué manera? . Es importante tener clara la estrategia porque ello va a determinar el resto de las decisiones. Se pueden dar tres tipos de estrategia:

• la dominación por costes: ¿será el precio un punto determinante en nuestra oferta?
• la diferenciación: el valor que se ofrece: ¿qué ofrecemos diferente al resto?
• el enfoque: el nicho al que va dirigido el producto o servicio: ¿Quién es nuestra clientela?

Structure – Estructura:

Debemos saber y definir el modelo de la empresa. Se determina las unidades de negocio, el sistema de organización, de qué forma se organizan los recursos materiales (dinero, maquinaria, inmovilizado, etc.) y los personales (plantilla) y los inmateriales: gestión del tiempo.

Systems – Sistemas:

Este apartado recoge los procesos y el funcionamiento que son el día a día de una empresa. Se analiza cómo se funciona a todos los niveles: en el mismo proceso de fabricación o prestación de servicios como en los procedimientos internos de comunicación, procedimiento presupuestario, marco jurídico, etc. Debemos saber cómo se funciona internamente, tanto si tiene un modelo escrito como si es una costumbre de actuación que no está documentada.

Staff – Personal:

Este concepto engloba al equipo, en sentido amplio. Es el análisis de las habilidades, conocimientos, programas formativos, la motivación, el comportamiento, y también los salarios, la jerarquía, la evaluación y el ascenso en el escalafón de la empresa. Se interroga este apartado sobre las necesidades que tiene el personal, cómo se siente. Es donde analizaríamos el «salario emocional» del que hablaremos en otro post.

Style – Estilo:

Este punto habla del estilo del personal directivo: la forma de llevar el liderazgo en la empresa. Se analiza si se trata de un liderazgo burocrático, sin libertad para toma de decisiones o con amplia delegación en la toma de decisiones. Se debe conocer si el estilo de liderazgo es competitivo o colaborativo, cómo se controla el tiempo en el trabajo, cómo se recompensa (o no) lo logros conseguidos.

Skills – Habilidades:

Esto es, el conjunto de conocimientos y técnicas acumuladas que peroné desarrollar con eficacia una actividad en un determinado ámbito. También habla de las habilidades sociales del personal en su relación entre sí y con la clientela.

Debemos conocer cuáles son los elementos que diferencia a la empresa de la competencia y qué habilidades tiene el personal para relacionarse entre sí, entendiéndolo como aptitud para transmitir los valores de la empresa. Esta S está muy relacionada con Staff y con Strategy, ya que se trata de analizar el vínculo entre el personal y la empresa.

Shared values – Valores compartidos:

Este punto es el núcleo del «átomo»: el centro de la empresa. La empresa debe tener definidos los valores, cuál es su cultura empresarial, y debe saber transmitirlos tanto a su personal como a la clientela. Es necesario que la plantilla cuente con ciertos valores compartidos para dar cohesión a la empresa, que pueden ser desde la calidad que se desea ofrecer a la adhesión a una causa externa, como la reducción de los residuos contaminantes. Debe estar bien definida, bien transmitida y comunicada a todas las personas implicadas.

Una vez que sabemos la teoría, comenzamos por la práctica:

Primero, analizar la situación actual:

Para poner en práctica este método de evaluación de la situación de una empresa se deben ir analizando uno a uno y en todos los departamentos y jerarquías de la empresa. Ha de ser un análisis transversal y objetivo, todas las personas empleadas deben estar implicadas y de todas se puede aprender algo, no es un tema solo de la alta dirección o de jefes de departamento: toda la plantilla debería estar incluida en este autoanálisis.

Segundo, elegir a dónde queremos ir:

Una vez que tenemos claro el diagnóstico, para avanzar hay que tener claro a dónde queremos encaminarnos. Esto es, debemos saber en qué tipo de empresa nos queremos convertir y convertirlo en nuestro objetivo.

Tercero, un plan de acción:

Hay muchos métodos específicos de la empresa para poner en práctica un plan estratégico: podemos usar el 5W2H, por ejemplo, que a nosotros, particularmente, nos parece muy útil y fácil de usar. Otro día nos explayaremos sobre este sistema.

Cuarto, seguimiento: (la octava S):

Es importante una vez que se ha identificado qué elementos hay que variar y se ha implementado el cambio hacer un seguimiento sobre la nueva situación para que no se vuelva a la anterior por inercia. Es importante estar muy presente en esta etapa para que los cambios sean reales y se afiancen de verdad.