25 Ene Gestión del tiempo. (2)
Los factores de la gestión del tiempo
En este artículo nos pararemos a analizar los factores que inciden en qué gestión hacemos del tiempo del que disponemos día a día y cómo podemos conseguir ayuda para conseguir aprovecharlo al máximo.
Dos factores determinan nuestro uso y gestión del tiempo: urgencia e importancia. El sistema de cuarta generación se basa en hacer lo importante, en lugar de “apagar fuegos” – es decir, poner primero lo primero.
La urgencia es una fuerza poderosa. Para muchos, la descarga de adrenalina asociada con el manejo de lo urgente se hace adictiva. Lo urgente ocasiona presión y estrés, pero puede ser excitante. Pero cuando lo urgente domina nuestras vidas, lo importante puede ser dejado atrás – y con ello la efectividad. Nos dejamos llevar por el día a día, el sortear obstáculos continuamente y no tenemos energía ni ganas de pensar en proyectos a medio o largo plazo.
El recuadro muestra las cuatro formas de gestión del tiempo:
Necesitamos pasar tiempo en el cuadrante I – es donde producimos. El cuadrante II, sin embargo, es el de la calidad – donde planificamos, prevenimos problemas, ampliamos nuestra mente y aprendemos nuevas habilidades. Pasar tiempo en el cuadrante II nos ayudará a enfrentar, incluso evitar, las crisis del cuadrante I.
El cuadrante III tiene actividades que reducen nuestra efectividad. Con frecuencia le hacen cubrir las necesidades de otras personas. Esto tiene que ver con una frase que escuché y me encantó, por lo que la he convertido en un lema personal: «Que la falta de previsión de los otros no se convierta en tu urgencia».
Por último, el tiempo que pasamos en el cuadrante IV es tiempo perdido. Y eso que cuando se publicó este libro no existía Facebook, ni WhatsApp ni Instagram….
La mayoría de las personas pasan su tiempo en los cuadrantes I y III – con lo que esto indica una clara indicación de que lo urgente domina sobre lo importante.
También tenemos que tener en cuenta que si pasamos mucha parte del día en el cuadrante I esto nos va a consumir la energía y llegaremos al final de día con ánimos para pasar la velada en el cuadrante IV, ante la tele o viendo fotos en redes sin tener fuerzas para cualquier actividad algo más productiva.
Un plan de acción para optimizar la gestión el tiempo.
En Eki podemos ayudarte a gestionar el tiempo: se trata de analizar en qué cuadrante pasas la mayor parte del tiempo a lo largo del día y establecer un plan de acción. Es importante poder establecer nuevos hábitos para que poco a poco se vaya pasando de un cuadrante a otro, y cuando se llega a conseguir el objetivo propuesto poder disfrutar de la sensación de estar «aprovechando el tiempo».
Bibliografía: S. Covey, M. Merrill, R. Merrill. “First things first”. 1996.
